Особенности и структура экономической информации
Важнейшей составляющей управленческой информации, рассмотренной в предыдущем параграфе, является информация экономическая. Экономическая информация практически неотделима от информационного процесса управления, осуществляемого в производственной или непроизводственной сфере, используется во всех органах и на всех уровнях управления народным хозяйством. Говоря о понятии "экономическая информация" с кибернетических позиций, информационный процесс управления можно охарактеризовать как превращение исходных сведений о деятельности того или иного объекта управления в экономическую информацию, необходимую для принятия управленческих решений, обеспечивающих требуемое состояние и оптимальное развитие народного хозяйства.
Отличительного чертой экономической информации является ее объемность, представляемая с помощью достаточно обширной системы натуральных и стоимостных показателей. Качественное управление экономическими процессами невозможно без детальной информации о них. Для этой цели широко используются различные количественные величины и их цифровые значения. Эта особенность экономической информации предопределяет возможность широкого применения вычислительной техники для ее обработки.
Возможность и целесообразность компьютерной отработки экономической информации также обусловлена другой ее особенностью, а именно - цикличностью. Для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость их отдельных этапов и, следовательно, повторяемость структурно - смыслового содержания информации, отражающей эти процессы. Такая цикличность экономической информации позволяет, однажды разработав программу компьютерной обработки, многократно использовать ее в дальнейшем. Это существенно упрощает процесс проектирования экономических информационных систем.
Для повышения эффективности управления теми или иными объектами соответствующая экономическая информация должна отвечать определенным требованиям. Она должна быть:
- достоверной, правдивой;
- своевременной, так как запоздалое поступление нужной информации часто оказывается бесполезным;
- юридически подтвержденной в документах необходимыми подписями (визами) соответствующих должностных лиц;
- актуальной, нужной для данного подразделения и лиц, принимающих решения.
Важной характеристикой экономической информации является ее структура. В структурном отношении существенными являются два взаимосвязанных аспекта:
26
- - состав элементов, образующих структуру информации;
- - взаимосвязь между элементами этой структуры.
Для отображения свойств экономических объектов, процессов или явлений обычно используются величины, называемые реквизитами. Реквизиты являются наиболее простыми единицами информации; из них могут быть скомпонованы более сложные, составные информационные образования.
В зависимости от характера отображаемого свойства реквизиты делятся на реквизиты - признаки и реквизиты - основания.
Реквизиты - признаки характеризуют качественные свойства экономического объекта, процесса или явления. Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно - цифровом виде. Реквизиты - признаки используются для логической обработки информации, например, при поиске, сортировке, группировке и т.д.
Реквизиты - основания характеризуют количественную сторону процесса. Они обычно выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические преобразования.
Для полноты характеристики экономического процесса, объекта или явления необходима определенная совокупность реквизитов, описывающих количественные и качественные свойства отображаемого объекта. Такая совокупность представляет собой сообщение об объекте.
Частным случаем сообщения является экономический показатель, состоящий из одного реквизита - основания и связанных с ним логическими отношениями реквизитов - признаков. Показатель можно рассматривать как минимальную смысловую единицу экономической информации, достаточную для образования самостоятельного сообщения. Например, информационная совокупность "450 кг стали" состоит из реквизита - основания "450" и двух реквизитов - признаков - "кг" и "сталь", что вполне отражает экономический смысл сообщения.
Экономические показатели, характеризующие какой - либо объект, делятся на первичные и вторичные.
Первичные показатели, отражая результаты производственно - хозяйственной деятельности экономического объекта, определяются путем измерения, подсчета, взвешивания или принимаются в виде заранее обусловленных норм, нормативов, тарифов, цен и т.п. Вторичные (производные, расчетные) показатели формируются в результате обработки известных первичных показателей. К числу вторичных показателей можно отнести, например, стоимость готовой продукции, заработную плату, потери от брака и др.
Итак, экономический показатель - это основная составная единица экономической информации, обладающая как информативностью, так и экономическим смыслом. Названные свойства показателя теряются, если из него будет исключен хотя бы один из составляющих его реквизитов.
27
Из показателей могут быть образованы еще более сложные составные структурные единицы информации: документы, массивы, информационные потоки, информационные базы.
Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический документ является основной, наиболее важной и наиболее удобной формой представления информации, так как наряду с наглядностью представления информации он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.
Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, включающая в себе общую, предметную и оформительскую части.
Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе.
Предметная часть содержит реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многострочного документа.
Оформительская часть содержит атрибуты, придающие документу юридическую силу, в частности, подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.
В системах обработки, хранения и передачи информации основной структурной единицей является информационный массив, представляющий собой набор документов одной формы со всеми их значениями либо сочетание таких наборов, относящихся к одной задаче.
Информационный массив должен отличаться естественной целостностью своей структуры.
Массивы, в свою очередь, могут объединяться в еще более крупные структурные единицы: информационные потоки и информационные базы.
Информационный поток это совокупность информационных массивов, имеющая динамический характер и относящаяся к конкретному виду управленческой деятельности.
Информационная база - это вся совокупность информации, связанной с реальным экономическим объектом.
Итак, общая схема формирования структурных единиц экономической информации может быть представлена следующей последовательностью: реквизит - показатель - документ информационный массив - информационный поток - информационная база.
Рассмотренные структурные единицы носят исключительно логический характер и не связаны с особенностями представления данных на технических носителях при их обработке на ЭВМ. Например, при использовании магнитных дисков для хранения информации выделяются следующие структурные единицы: бит, байт, блок, сектор, дорожка, том, пакет. Физический подход при рассмотрении информационных структур позволяет достаточно строго и формализованно оценивать объемы информации, размещенной на тех или иных носителях.
28
Вместе с тем, с помощью рассмотренных в данном параграфе структурных единиц также можно, хотя и с большей трудоемкостью, оценивать объемы экономической информации. Для этого нужно подсчитать общее количество реквизитов во всех документах информационного массива, а затем, зная знаковую разрядность каждого реквизита, оценить общий объем информации количеством использованных для ее представления алфавитно - цифровых символов.
29
26 :: 27 :: 28 :: 29 :: Содержание
